KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla [LunaraBook Hizmet Sağlayıcısı Ticari Unvanı – DOLDURULACAK] (Vergi No / MERSİS No: [Vergi No / MERSİS No – DOLDURULACAK]; Tebligat Adresi: [Tebligat Adresi – DOLDURULACAK]; KEP Adresi: [KEP Adresi – DOLDURULACAK]; "LunaraBook" veya "Veri Sorumlusu") tarafından, aşağıda açıklanan kapsam, amaç ve hukuki sebeplerle işlenmektedir. İletişim: [Destek Telefonu – DOLDURULACAK], Destek E-postası: [Destek E-postası – DOLDURULACAK].

İşbu Aydınlatma Metni; LunaraBook Platformu'nu (lunarabook.com ve işletmelere özel alt alan adları) ziyaret eden kullanıcıları, Platform'a kayıtlı İşletme Kullanıcılarını ve bu İşletmelerin kendi Son Müşterilerini kapsar. Ancak işbu metnin 7. maddesinde ayrıntılı açıklandığı üzere, Son Müşterilere ait kişisel veriler bakımından LunaraBook'un sıfatı ve sorumluluğu farklılık göstermektedir; bu husus işbu metnin ayrılmaz bir parçasıdır ve dikkatle okunmalıdır.

LunaraBook, İşletme'nin kendi hesap bilgileri (işletme unvanı, yetkili/personel iletişim-kimlik bilgileri, abonelik ve fatura bilgileri) bakımından veri sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel veriler açısından, 6698 sayılı Kanun'un 16. maddesi ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıt yükümlülüğünün kapsamına girip girmediğini yıllık ciro/çalışan sayısı ve işlediği veri hacmi kriterleri çerçevesinde periyodik olarak değerlendirir; yükümlülüğün doğması halinde VERBİS'e kayıt olunur ve varsa irtibat kişisi bilgisi işbu Aydınlatma Metni'nin güncel sürümünde ayrıca ilan edilir.

İşlenen kişisel veriler, KVKK Kurulu'nun veri kategorileri sınıflandırmasına uygun olarak aşağıdaki gibidir:

• Kimlik: ad, soyad, doğum tarihi (varsa), T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası (fatura amacıyla).
• İletişim: telefon numarası, e-posta adresi, açık adres.
• Müşteri İşlem: randevu tarihi/saati, tercih edilen hizmet ve personel, randevu geçmişi, hizmet notları, iptal/no-show kayıtları, sipariş ve paket bilgileri.
• Finans: iyzico aracılığıyla işlenen ödeme/tahsilat bilgileri, fatura kayıtları, bakiye/borç bilgileri.
• İşlem Güvenliği: IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, oturum ve erişim log kayıtları, çerez tanımlayıcıları.
• Pazarlama: yalnızca açık rıza halinde, kampanya/tanıtım iletişimi tercihleri ve etkileşim geçmişi.
• Görsel ve İşitsel Kayıt: opsiyonel sesli randevu asistanı modülü kapsamında telefon görüşmesi ses kaydı ve transkripti.
• Konum: IP tabanlı yaklaşık konum, işletme adresi, cihaz izni verildiğinde hassas konum verisi.
• Özel Nitelikli Veri (istisnai/sınırlı): randevu notları veya mesajlaşma/ses içeriklerinde istem dışı paylaşılabilecek sağlık, cilt/saç durumu, alerji gibi bilgiler; bu veriler ancak KVKK md.6 kapsamındaki şartlar (açık rıza veya kanuni istisna) sağlandığı ölçüde ve artırılmış güvenlik tedbirleriyle işlenir.

Kişisel verileriniz; ürün ve hizmetlerin sunulması ile randevu/hizmet sözleşmesi süreçlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetiminin (CRM) yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi (fatura, tahsilat, iyzico entegrasyonu), WhatsApp Business bot ve/veya sesli randevu asistanı aracılığıyla iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi (yetkisiz erişim ve dolandırıcılığın önlenmesi), hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi (vergi, ticaret ve tüketici mevzuatı), yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, talep ve şikayetlerin takibi, açık rıza verilmesi halinde pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi ve reklam/kampanya süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında sayılan aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenmektedir: (a) kanunlarda açıkça öngörülmesi; (b) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (randevu/hizmet sözleşmesi); (c) hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için zorunlu olması (vergi, muhasebe); (ç) ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması; (d) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; (e) ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (ör. güvenlik logları). Yukarıdaki sebeplerin kapsamadığı işlemler (ör. pazarlama iletişimi, sesli görüşmelerin kaydedilmesi, zorunlu olmayan çerezler) ise KVKK md.5/1 uyarınca açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir.

Kişisel verileriniz; Platform'un tanıtım/pazarlama internet sitesi ve İşletmelere özel randevu alt siteleri üzerindeki form ve kayıt işlemleri, panel giriş/kullanım işlemleri, WhatsApp Business entegrasyonu üzerinden gerçekleştirilen yazışmalar, opsiyonel sesli randevu asistanı modülü kapsamındaki telefon görüşmeleri, iyzico ödeme arayüzü üzerinden gerçekleştirilen ödeme işlemleri ve Platform'un otomatik çalışan çerez/log sistemleri aracılığıyla; elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz; ödeme işlemlerinin PCI-DSS uyumlu şekilde tahsil edilmesi amacıyla iyzico Ödeme Hizmetleri ve Elektronik Para A.Ş.'ye; opsiyonel WhatsApp Business bot hizmetinin sunulması amacıyla WhatsApp Ireland Limited/Meta Platforms, Inc.'e; opsiyonel sesli randevu asistanı hizmetinin sunulması amacıyla Twilio Inc. ve/veya Vapi altyapı sağlayıcısına; Platform'un çalıştırılması amacıyla sunucu/barındırma/bulut altyapı sağlayıcılarına; mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla mali müşavir ve hukuk danışmanlarına; ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talebi halinde bu kurum ve kuruluşlara aktarılabilir.

WhatsApp/Meta ve Twilio/Vapi gibi sağlayıcıların altyapısı esas olarak Amerika Birleşik Devletleri'nde konumlu olduğundan, bu sağlayıcılarla paylaşılan veriler yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar, 6698 sayılı Kanun'un 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesinde öngörülen mekanizmalardan biri (açık rıza; Kurul'ca yeterli korumaya sahip ilan edilen ülkeye aktarım; yeterli korumanın veri sorumlusu/veri işleyen tarafından yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurul izninin alınması; veya Kurul'un belirlediği standart sözleşmenin akdedilip Kurul'a bildirilmesi) esas alınarak gerçekleştirilir.

LunaraBook, güzellik salonu/kuaför/berber işletmelerine ("İşletme") çok kiracılı bir SaaS platformu üzerinden hizmet sunar. İşletme'nin kendi panel hesabına ilişkin veriler (işletme unvanı, yetkili/personel iletişim ve kimlik bilgileri, abonelik ve fatura bilgileri) bakımından LunaraBook bizzat veri sorumlusudur ve bu Aydınlatma Metni'nin 1-6. maddeleri bu veriler için tam olarak uygulanır.

Buna karşılık, İşletme'nin Platform üzerinden kendi Son Müşterilerine (salon müşterilerine) ait olarak girdiği veya bu Son Müşterilerden doğrudan topladığı kişisel veriler — randevu kayıtları, iletişim bilgileri, WhatsApp mesajlaşma içerikleri, sesli asistan görüşme kayıtları, ödeme ve fatura bilgileri dahil — bakımından LunaraBook, KVKK'nın 3. maddesi anlamında yalnızca İşletme'nin talimatları doğrultusunda teknik altyapı sağlayan bir "veri işleyen" sıfatıyla hareket eder.

Bu kapsamdaki veriler bakımından "veri sorumlusu" sıfatı, KVKK anlamında bizzat hizmeti sunan İşletme'nin kendisine aittir. İşletme; kendi Son Müşterilerine karşı KVKK md.10 uyarınca ayrıca aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmekten, açık rıza gerektiren işlemlerde (ör. pazarlama mesajı gönderimi, sesli görüşme kaydı) bu rızayı bizzat almaktan, md.11 kapsamındaki başvuruları yanıtlamaktan ve genel olarak KVKK'ya uyum sağlamaktan münhasıran ve bizzat sorumludur.

LunaraBook, İşletme'nin bu yükümlülüklerini kolaylaştırmak amacıyla panel içerisinde aydınlatma metni şablonları, rıza metinleri ve veri yönetim araçları sunabilir; ancak bu araçların İşletme tarafından fiilen, doğru ve eksiksiz şekilde kullanılmasından yine İşletme sorumludur; LunaraBook bu konuda İşletme'ye vekalet etmez ve İşletme'nin ihmalinden doğan sonuçlardan sorumlu tutulamaz.

Taraflar (LunaraBook–İşletme) arasında KVKK md.12 uyarınca veri güvenliğine ilişkin müşterek yükümlülükler, İşletme Abonelik Sözleşmesi ve/veya ayrı bir Veri İşleme Şartları belgesinde düzenlenir; bu belgede alt işleyenler (iyzico, WhatsApp/Meta, Twilio/Vapi, hosting/bulut sağlayıcıları) İşletme'ye şeffaf şekilde bildirilir ve alt işleyen değişiklikleri ayrıca duyurulur.

Son Müşteriler, kendi kişisel verileriyle ilgili KVKK md.11 kapsamındaki haklarını öncelikle randevu aldıkları/hizmet aldıkları İşletme'ye karşı kullanmalıdır. İşletme'ye ulaşılamaması veya talebin doğrudan Platform'un teknik altyapısına ilişkin olması halinde, Son Müşteriler işbu metnin 9. maddesindeki iletişim kanalları üzerinden LunaraBook'a da başvurabilir; bu durumda LunaraBook, veri işleyen sıfatıyla, ilgili İşletme'yi derhal bilgilendirir ve talebin İşletme tarafından süresinde yanıtlanabilmesi için makul teknik destek sağlar; ancak nihai karar ve yanıt yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatıyla İşletme'ye aittir.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, LunaraBook'un veri sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verileriniz bakımından aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• (a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• (b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• (c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• (ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• (d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme.
• (e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• (f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• (g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• (ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de öngörülen yöntemlerle, yazılı olarak Tebligat Adresimize elden veya noter aracılığıyla iadeli taahhütlü mektupla, güvenli elektronik imza/mobil imza ile KEP Adresimize, veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden Destek E-postamıza iletebilirsiniz. Başvurunuzda kimliğinizi tevsik edici bilgi ve belgeler ile talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz gerekmektedir.

Talepler, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ve kural olarak ücretsiz olarak sonuçlandırılır; ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakkınız saklıdır.

İşbu KVKK Aydınlatma Metni, lunarabook.com adresinde yayımlandığı tarih itibarıyla yürürlüğe girer. Mevzuatta veya Platform'un veri işleme faaliyetlerinde meydana gelecek değişiklikler doğrultusunda metin güncellenebilir; güncel metin her zaman lunarabook.com üzerinden erişime açık tutulur. İşbu Aydınlatma Metni, ayrı olarak yayımlanan Gizlilik Politikası ile birlikte ve onu tamamlayıcı şekilde değerlendirilmelidir; iki metin arasında kişisel veri kategorileri veya amaçlar bakımından bir çelişki bulunması halinde, KVKK'nın emredici hükümleri ve işbu Aydınlatma Metni esas alınır.