Gizlilik Politikası

İşbu Gizlilik Politikası ("Politika"), [LunaraBook Hizmet Sağlayıcısı Ticari Unvanı – DOLDURULACAK] (Vergi No / MERSİS No: [Vergi No / MERSİS No – DOLDURULACAK]; Tebligat Adresi: [Tebligat Adresi – DOLDURULACAK]; KEP Adresi: [KEP Adresi – DOLDURULACAK]; bundan böyle "LunaraBook" veya "Şirket") tarafından işletilen; güzellik salonu, kuaför ve berber gibi işletmelere yönelik çok kiracılı (multi-tenant) LunaraBook yazılım-hizmet (SaaS) platformunun (lunarabook.com ana alan adı ve bu alan adına bağlı her işletmeye özel alt alan adları dahil, "Platform") kullanımı sırasında elde edilen kişisel verilerin hangi amaçlarla ve ne şekilde işlendiğini, kimlerle ve hangi gerekçeyle paylaşıldığını, ne kadar süreyle saklandığını, hangi güvenlik tedbirlerinin uygulandığını ve ilgili kişilerin haklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

İşbu Politika; (a) Platform'un tanıtım ve pazarlama internet sitelerini ziyaret eden kullanıcıları, (b) Platform'a kayıt olarak randevu yönetimi, CRM, kasa/stok, her işletmeye özel online randevu web sitesi, opsiyonel WhatsApp Business bot entegrasyonu ve opsiyonel telefonla sesli randevu asistanı gibi modülleri kullanan salon/kuaför/berber işletmelerini ve bu işletmelerin yönetici/personel sıfatıyla panele erişen kullanıcılarını ("İşletme Kullanıcıları"), ve (c) İşletme Kullanıcılarının kendi son müşterilerini ("Son Müşteriler") kapsar. Son Müşterilere ait kişisel verilerin işlenmesindeki veri sorumlusu/veri işleyen ayrımına ilişkin ayrıntılı açıklama işbu Politika'nın 6. maddesinde ve ayrıca yayımlanan KVKK Aydınlatma Metni'nin 7. maddesinde yer almaktadır.

Platform; randevu yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), kasa ve stok takibi, her işletmeye özel online randevu web sitesi, opsiyonel WhatsApp Business bot entegrasyonu ve opsiyonel telefonla sesli randevu asistanı (Vapi/Twilio altyapılı) hizmetlerini sunar; ödemeler iyzico ödeme kuruluşu altyapısı üzerinden tahsil edilir. Bu hizmetlerin her biri, aşağıda açıklanan farklı kişisel veri kategorilerinin işlenmesini gerektirebilir ve bu Politika ile ayrı olarak yayımlanan KVKK Aydınlatma Metni birbirini tamamlar niteliktedir.

Platform üzerinden, sunulan hizmetin türüne ve kullanıcının sıfatına (ziyaretçi/İşletme Kullanıcısı/Son Müşteri) göre değişmek üzere aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik verisi: ad, soyad, doğum tarihi (varsa) ve fatura düzenlenmesi gerektiğinde T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası.
• İletişim verisi: telefon numarası, e-posta adresi, açık adres, işletme adresi.
• Müşteri işlem ve randevu verisi: randevu tarihi/saati, tercih edilen hizmet ve personel, randevu geçmişi, hizmet notları, iptal/gelinmeyen randevu (no-show) kayıtları, sadakat/paket ve bakiye bilgileri.
• Finansal ve ödeme verisi: iyzico ödeme kuruluşu aracılığıyla işlenen kart bilgileri (kart numarası LunaraBook sunucularında saklanmaz), tahsilat/borç/ödeme kayıtları, fatura bilgileri.
• Konum verisi: IP adresinden türetilen yaklaşık konum, işletme adresi bilgisi ve tarayıcı/cihaz izni verildiği takdirde hassas konum verisi.
• Cihaz ve işlem güvenliği (log) verisi: IP adresi, tarayıcı türü ve sürümü, işletim sistemi, oturum açma zaman damgaları, hata/erişim log kayıtları, çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla toplanan veriler.
• Mesajlaşma/iletişim içeriği verisi: WhatsApp Business entegrasyonu üzerinden İşletme ile Son Müşteri arasında veya bot ile Son Müşteri arasında değişen mesaj içerikleri ve varsa medya ekleri.
• Ses verisi: opsiyonel sesli randevu asistanı modülü kullanıldığında, telefon görüşmelerinin ses kaydı ve/veya metne dökülmüş (transkript) hali.
• Özel nitelikli kişisel veriye ilişkin uyarı: randevu notları veya WhatsApp/sesli görüşme içeriklerinde istem dışı olarak sağlık, cilt/saç durumu, alerji gibi özel nitelikli kişisel veri niteliğinde bilgiler paylaşılabilir. LunaraBook, bu tür verilerin mümkün olduğunca toplanmamasını ve gerekmedikçe talep edilmemesini ilke edinir; bu veriler paylaşıldığı ölçüde KVKK md.6 kapsamında ilgilinin açık rızası veya kanunda öngörülen istisnalar çerçevesinde ve artırılmış güvenlik tedbirleriyle işlenir.

Yukarıda sayılan kişisel veriler; Platform'un tanıtım/pazarlama internet sitesi ve İşletmelere özel randevu alt siteleri üzerinden doldurulan formlar, panel kayıt ve giriş işlemleri, WhatsApp Business entegrasyonu üzerinden gerçekleştirilen yazışmalar, sesli randevu asistanı modülü kapsamındaki telefon görüşmeleri, iyzico ödeme arayüzü üzerinden gerçekleştirilen ödeme işlemleri ve Platform'un otomatik çalışan çerez/log sistemleri aracılığıyla elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

Bu veriler; (a) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (randevu ve hizmet sözleşmesinin kurulması/ifası), (b) kanunlarda açıkça öngörülmesi ve kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi (ör. Vergi Usul Kanunu kapsamındaki fatura kayıtları), (c) LunaraBook'un veya üçüncü kişilerin meşru menfaatlerinin korunması için zorunlu olması (ör. güvenlik logları, dolandırıcılığın önlenmesi) ve (ç) açık rıza (ör. pazarlama iletişimi, sesli görüşmelerin kaydedilmesi, gerektiğinde çerez bazlı hedefli reklamcılık) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Toplanan kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Randevu talebinin alınması, onaylanması, hatırlatılması ve hizmetin ifa edilmesi.
• İşletme Kullanıcılarına CRM, kasa/stok ve raporlama hizmetlerinin sunulması.
• Ödemelerin iyzico altyapısı üzerinden güvenli şekilde tahsil edilmesi, fatura ve muhasebe kayıtlarının tutulması.
• WhatsApp Business bot ve/veya sesli randevu asistanı aracılığıyla müşteri taleplerinin otomatik veya yarı otomatik olarak yanıtlanması.
• Platform güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim ve dolandırıcılık girişimlerinin tespiti ve önlenmesi.
• Yasal yükümlülüklerin (vergi, muhasebe, tüketici mevzuatı vb.) yerine getirilmesi ve yetkili kamu kurum/kuruluşlarının usulüne uygun taleplerinin karşılanması.
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi, istatistiksel analiz yapılması ve Platform'un geliştirilmesi.
• Açık rıza verilmesi halinde tanıtım, kampanya ve pazarlama iletişimlerinin gönderilmesi.
• Destek taleplerinin ve şikayetlerin yönetilmesi, kayıt altına alınması ve sonuçlandırılması.

İşletme Kullanıcılarının kendi Son Müşterilerine ticari elektronik ileti (SMS, WhatsApp veya e-posta yoluyla pazarlama/bilgilendirme mesajı) göndermeyi tercih etmesi halinde, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, alıcı onaylarının İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi yasal bir zorunluluktur; bu yükümlülüğün yerine getirilmesi münhasıran ilgili İşletme'ye aittir ve İşletme, Salon Kullanım Sözleşmesi'nin 4. maddesi uyarınca bu konuda bizzat ve münhasıran sorumludur. LunaraBook, Platform içerisinde İYS entegrasyonu veya onay yönetimini kolaylaştırıcı araçlar sunabilir; ancak bu araçların İşletme tarafından fiilen kullanılıp kullanılmamasından ve İşletme'nin İYS yükümlülüğüne uyumundan bağımsız olarak sorumlu tutulamaz.

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıda belirtilen amaçlarla ve gerekli ölçüde, hizmetin sunulabilmesi için zorunlu olan şu üçüncü taraflarla paylaşılabilir: (a) iyzico Ödeme Hizmetleri ve Elektronik Para A.Ş. ("iyzico") — ödeme işlemlerinin PCI-DSS uyumlu şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla; (b) WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms, Inc. ("WhatsApp/Meta") — opsiyonel WhatsApp Business bot hizmetinin sunulması amacıyla; (c) Twilio Inc. ve/veya Vapi (sesli yapay zeka asistanı altyapı sağlayıcısı) — opsiyonel sesli randevu asistanı hizmetinin sunulması amacıyla; (ç) Platform'un çalıştığı sunucu, barındırma (hosting) ve bulut altyapı hizmeti sağlayıcıları; (d) mahkeme kararı veya kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talebi halinde bu kurum ve kuruluşlar; (e) mali müşavir, denetçi ve hukuk danışmanları gibi hizmet aldığımız profesyonel danışmanlar, sır saklama yükümlülüğü altında.

WhatsApp/Meta, Twilio ve Vapi gibi sağlayıcıların merkezleri esas olarak Amerika Birleşik Devletleri'ndedir; bu sağlayıcılarla paylaşılan mesaj içeriği ve ses verileri, söz konusu sağlayıcıların yurt dışındaki sunucularında işlenebilir. Bu kapsamdaki aktarımlar, 6698 sayılı Kanun'un 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesi uyarınca; ilgili kişinin açık rızasının bulunması, Kişisel Verileri Koruma Kurulu ("Kurul") tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen bir ülkeye aktarım yapılması, yeterli korumanın bulunmadığı ülkelerde ise veri sorumlusu ve/veya veri işleyen tarafından yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurul'un izninin alınması, ya da Kurul'un belirlediği standart sözleşme hükümlerinin imzalanıp Kurul'a bildirilmesi mekanizmalarından biri esas alınarak gerçekleştirilir. Kullanıcılar, WhatsApp/Meta ve Twilio/Vapi hizmetlerini tercih ettiklerinde bu sağlayıcıların kendi gizlilik politikalarının da ayrıca ve öncelikle uygulanacağını kabul eder.

LunaraBook; Platform'a kayıtlı İşletme'nin kendi hesap bilgileri (işletme unvanı, yetkili/personel iletişim-kimlik bilgileri, abonelik ve fatura bilgileri) bakımından bizzat veri sorumlusudur. Buna karşılık, İşletme'nin Platform üzerinden kendi Son Müşterilerine ait olarak girdiği veya bu Son Müşterilerden doğrudan topladığı kişisel veriler (randevu kayıtları, iletişim bilgileri, WhatsApp mesaj içerikleri, ses kaydı, ödeme bilgileri vb.) bakımından LunaraBook yalnızca İşletme'nin talimatları doğrultusunda hizmet veren bir veri işleyen sıfatıyla hareket eder; bu veriler bakımından veri sorumlusu, hizmeti sunan İşletme'nin bizzat kendisidir. Bu ayrımın ayrıntılı açıklaması, işbu Politika'yı tamamlayıcı nitelikteki KVKK Aydınlatma Metni'nin 7. maddesinde yer almaktadır.

Platform'un WhatsApp/Meta, SMS/telekom operatörleri, iyzico ve sesli asistan altyapı sağlayıcıları (Twilio/Vapi) gibi üçüncü taraf platformlara bağlı olarak sunulduğu kullanıcı tarafından bilinmekte ve kabul edilmektedir. Bu üçüncü taraf platformların kendi politika, ücret, API veya erişilebilirlik koşullarında yapacakları değişiklikler ile bu platformlar tarafından hesapların askıya alınması, kısıtlanması veya kapatılması kararları münhasıran ilgili platformun kendi takdirindedir; LunaraBook bu kararlar üzerinde kontrol sahibi değildir. Söz konusu üçüncü taraf hizmetler "olduğu gibi" sunulur ve bu hizmetler bakımından ilgili sağlayıcının kendi gizlilik politikası ve kullanım şartları ayrıca ve öncelikle uygulanır.

Platform'da, kullanıcı deneyimini iyileştirmek, oturum yönetimini sağlamak, güvenliği artırmak ve istatistiksel analiz yapmak amacıyla çerezler (cookies) ve benzer teknolojiler (yerel depolama, piksel etiketleri vb.) kullanılmaktadır.

• Zorunlu/teknik çerezler: oturum açma, güvenlik ve temel işlevlerin sağlanması için gereklidir; bu çerezler için ayrıca rıza aranmaz.
• Performans ve analitik çerezler: Platform kullanımının ölçülmesi ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi amacıyla kullanılır.
• Pazarlama/hedefleme çerezleri: yalnızca açık rıza verilmesi halinde ve rıza geri alınana kadar kullanılır.

Kullanıcılar, zorunlu olmayan çerezlere ilişkin tercihlerini Platform üzerinde sunulan çerez tercih aracı veya tarayıcı ayarları üzerinden istedikleri zaman değiştirebilir; zorunlu olmayan çerezlerin reddedilmesi Platform'un temel işlevlerini etkilemez. Çerezlere ilişkin ayrıntılı ad, amaç, taraf (birinci/üçüncü) ve saklama süresi bilgileri, talep halinde veya ayrı bir Çerez Politikası yayımlandığında bu politika üzerinden ayrıca paylaşılır.

Kişisel veriler, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak ve her halükârda ilgili mevzuatta öngörülen azami sürelere uygun şekilde saklanır: (a) fatura ve muhasebe kayıtları, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca düzenlenme tarihinden itibaren 10 yıl; (b) trafik/erişim log kayıtları, 5651 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca asgari 6 ay - azami 2 yıl; (c) sözleşmesel uyuşmazlıklara ilişkin kayıtlar, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'ndaki genel zamanaşımı süreleri (kural olarak 10 yıl) göz önünde bulundurularak; (ç) WhatsApp mesaj içerikleri ve sesli asistan ses kayıtları/transkriptleri, İşletme ile Son Müşteri arasındaki hizmet ilişkisi devam ettiği sürece ve ilişkinin sona ermesinden itibaren makul bir süre (asgari 12 ay) daha saklanır, akabinde silinir veya anonimleştirilir.

Saklama süresinin sona ermesi, ilgili kişinin talebi veya mevzuatta öngörülen diğer hallerde, kişisel veriler Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. LunaraBook, periyodik imha süreçlerini yürütmek üzere bir kişisel veri saklama ve imha politikası uygulayabilir.

• İletişimin uçtan uca şifrelenmesi (TLS/HTTPS) ve hassas verilerin şifreli olarak saklanması.
• Rol bazlı erişim yetkilendirmesi, çok faktörlü kimlik doğrulama seçenekleri ve erişim loglarının tutulması.
• Düzenli yedekleme ve felaket kurtarma prosedürleri.
• Güvenlik duvarı, izinsiz giriş tespit/önleme sistemleri ve düzenli güvenlik testleri.
• Kart verilerinin LunaraBook sunucularında tutulmaması; ödeme işlemlerinin PCI-DSS sertifikalı iyzico altyapısı üzerinden yürütülmesi.
• Çalışanlara yönelik gizlilik taahhütnameleri ve KVKK farkındalık eğitimleri.
• Bir veri ihlali halinde, KVKK md.12 ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 24.01.2019 tarihli ve 2019/10 sayılı Kararı uyarınca, ihlalin LunaraBook tarafından öğrenilmesinden itibaren en geç 72 (yetmiş iki) saat içinde Kurul'a bildirim yapılmasını ve etkilenen ilgili kişilerin de makul olan en kısa sürede uygun yöntemlerle bilgilendirilmesini sağlayan yazılı bir olay müdahale (incident response) prosedürü.

Alınan tüm teknik ve idari tedbirlere rağmen, internet üzerinden veri iletiminin veya elektronik saklamanın %100 güvenli olduğu garanti edilemez; LunaraBook, makul ve sektör standartlarına uygun güvenlik tedbirlerini almayı taahhüt eder.

Platform, 18 yaşından küçük bireylere yönelik olarak tasarlanmamıştır ve bilerek bu kişilerden kişisel veri toplanmaz. Bir çocuğa ait kişisel verinin veli/vasisinin bilgisi ve rızası dışında toplandığının tespit edilmesi halinde, ilgili veri makul süre içinde silinir. Veli/vasiler, bu konudaki taleplerini işbu Politika'nın 13. maddesinde yer alan iletişim kanalları üzerinden iletebilir.

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme, düzeltme-silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Bu haklara ilişkin başvurular, ayrıntıları KVKK Aydınlatma Metni'nin 9. maddesinde açıklanan yöntemlerle iletilebilir; talepler KVKK'da öngörülen azami süre olan 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Talebin reddedilmesi, yetersiz bulunması veya süresinde yanıtlanmaması halinde ilgili kişi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakkına sahiptir.

LunaraBook, mevzuat değişiklikleri, Platform'a eklenen yeni özellikler (ör. yeni bir üçüncü taraf entegrasyonu) veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda işbu Politika'yı zaman zaman güncelleyebilir. Güncel Politika, yürürlük tarihiyle birlikte lunarabook.com adresinde yayımlanır. Kişisel veri işleme amaç veya kapsamında esaslı bir değişiklik yapılması halinde, mevzuatın gerektirdiği durumlarda kullanıcılardan ayrıca açık rıza alınır veya kullanıcılar panel/e-posta/WhatsApp üzerinden bilgilendirilir; değişiklik sonrasında Platform'un kullanılmaya devam edilmesi, esaslı olmayan değişiklikler bakımından güncel Politika'nın kabul edildiği anlamına gelir.

Gizlilik Politikası ve kişisel verilerin işlenmesine ilişkin sorularınız için bize aşağıdaki kanallardan ulaşabilirsiniz: Unvan: [LunaraBook Hizmet Sağlayıcısı Ticari Unvanı – DOLDURULACAK]; Vergi No / MERSİS No: [Vergi No / MERSİS No – DOLDURULACAK]; Tebligat Adresi: [Tebligat Adresi – DOLDURULACAK]; KEP Adresi: [KEP Adresi – DOLDURULACAK]; İletişim: [Destek Telefonu – DOLDURULACAK]; Destek E-postası: [Destek E-postası – DOLDURULACAK]; Web sitesi: lunarabook.com.